Упростите работу с машиночитаемыми доверенностями

Оформленную подписанную МЧД в формате XML файла можно загрузить в реестр налоговой. Для необходимо выполнить следующие шаги:

1. Войти на портал ФНС по адресу https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD
2. Выбрать раздел «МЧД» с левой стороны экрана.
3. Выбрать «Загрузить в реестр»
4. Для загрузки выбрать или перетащить два файла в соответствующие поля: исходный документ и файл с подписью
5. Нажать кнопку «Загрузить»

После этого она будет обработана и зарегистрирована в системе ФНС

Чтобы проверить, была ли зарегистрирована МЧД в системе ФНС, необходимо выполнить следующие действия

1. Войти на портал ФНС по адресу https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD
2. Выбрать раздел «Проверить статус доверенности» с левой стороны экрана
3. Ввести уникальный номер GUID доверенности
4. Нажать «Просмотр результата»

С помощью данных действий можно узнать статус и период действия МЧД. Если этого недостаточно, то для просмотра текста и полных сведений по МЧД нужно воспользоваться сервисом Просмотра доверенности. Помимо уникального номера GUID доверенности, необходимо ввести ИНН доверителя и ИНН представителя.

МЧД в 1С: интеграция, отчётность и особенности использования

Через 1С-Отчетность можно создавать и отправлять:

• МЧД для налоговой формата, согласно приказу ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@;
• заявление на отзыв налоговой в формате, который рекомендован в письме ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@.

Подключённый к сервису доверитель самостоятельно подписывает и отправляет МЧД из программы 1С. Также зарегистрировать МЧД в ФНС может доверенное лицо. Для этого ему нужно загрузить и отправить XML-файл выгрузки МЧД и файл подписи XML-файла выгрузки МЧД.

Чтобы создать машиночитаемую доверенность в 1С-Отчетность нужно открыть программу и нажать: Отчёты → Уведомления → Создать → МЧД. Далее потребуется выбрать необходимую МЧД и заполнить форму. В сервисе можно загрузить ранее созданную МЧД или отозвать доверенность.

МЧД для отчётности и представления интересов в СФР

У Социального фонда России существует собственный сервис для создания МЧД — АРМ Доверенность. Чтобы вести взаимодействие с СФР, организация должна быть зарегистрирована в ФСС по системе социального электронного документооборота (СЭДО).

МЧД ФСС понадобится только для социального электронного документооборота — проактивных выплат. Остальную отчётность для Фонда соцстрахования оформляют через уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю (УПУП). Организация должна быть подключена к электронному документообороту ведомства. Для этого отправляется заявление — ЗПЭД. Оба файла нужно подписать КЭП директора.

Для создания машиночитаемой доверенности для СФР можно использовать такие сервисы, как 1С-Отчетность. Система работает не только с МЧД, но и позволяет создавать и отзывать УПУП и ЗПЭД.

Рассмотрим, как машиночитаемая доверенность используется в электронном документообороте с контрагентами. МЧД включается в пакет с документом или помещается на хранение в предназначенную для этого, информационную систему (ИС). Выбор ИС зависит от получателя документа. Это может быть система определённого ФОИВ или ЕСИА.

Для использования подходят любые системы, перечисленные в Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224. Чтобы получатель знал, в какой системе проверить МЧД, отправителю достаточно включить в электронный документ следующую информацию:

• номер и дату создания МЧД;
• ссылку на систему, в которой хранится доверенность.

Также ссылка может быть включена не в документ, а в сопровождающие файл метаданные.

Если у предпринимателя или руководителя организации нет действующего сертификата КЭП, но подписать МЧД на уполномоченного работника необходимо, то можно обратиться к нотариусу. Тот удостоверит личность заявителя, заверит МЧД своей КЭП и отправит в ФНС через ЕИС нотариата, которая интегрирована в блокчейн-платформу. Получатель может проверить МЧД на сайте Федеральной нотариальной палаты.

Доверенность в электронном виде: как оформить через нотариуса

1. Заверителю нужно сформировать необходимый формат МЧД через сервис и лично передать нотариусу.
2. Нотариус подпишет МЧД и отправит в ФНС с помощью ЕИС нотариальной палаты.
3. ФНС обработает доверенность.

Затем информация о созданной МЧД появится в едином реестре нотариальных доверенностей.

Электронная нотариальная доверенность: особенности и требования

При создании МЧД для нотариуса нужно обращать внимание на тот формат доверенности, который использует ФОИВ.

Как проверить машиночитаемую доверенность

Проверить МЧД можно только по личному идентификационному номеру, который присваивается доверенности при её создании. Поиск осуществляется в реестре доверенностей или по предоставленной ссылке информационной системы, где хранится МЧД. Адресату достаточно ввести нужный номер.

Статус доверенности показывает легитимность МЧД. Например, на портале ФНС будет указано зарегистрирован документ в налоговом органе или нет. В используемой программе или информационной системе можно посмотреть на каком этапе находится МЧД, подписан ли документ, и верно ли он составлен. При получении и отправки машиночитаемой доверенности между контрагентами статус может указывать, прошла ли проверку входящая или исходящая МЧД

МЧД может загружаться с ошибкой на сервер распределённого реестра. Самый простой способ её устранить — это повторить попытку и попробовать загрузить доверенность ещё раз. Как правило, этого действия будет достаточно

Встречаются ситуации, когда МЧД может не пройти проверку при её получении или отправлении. В ЭДО с контрагентами может появляться ошибка о том, что ИНН, СНИЛС и Ф.И.О. доверенного лица не совпадает в доверенности и в подписи документа. Ошибки могут возникать как со стороны отправителя, так и получателя.

Также от контрагентов могут поступать электронные документы, у которых в поле «Статус подписи» указано, что МЧД не найдена. Если документ прислало доверенное лицо компании, то его доверенность создана на бумаге. Либо эта МЧД зарегистрирована в распределённом реестре, но адресат документов не получил о ней сведения. В таком случае подписать в ответ такой документ свой КЭП не получится. Пользователь может самостоятельно найти доверенность отправителя, убедиться в легитимности подписи контрагента и снять ограничение в используемом коммерческом сервисе

Чтобы не возникало проблем с созданием МЧД, необходимо

• следить за законодательством и использовать актуальные формы доверенностей
• работать в подходящем и исправном ПО
• формировать МЧД в формате, который подходит для ФОИВ и контрагентов
• подписывать документ действующем сертификатом КЭП

Блокчейн-платформа обновляет данные во всех хранилищах одновременно. Благодаря этому, доступ к актуальной информации имеют все участники электронного взаимодействия. Внедрение МЧД на базе распределённого реестра ФНС на практике показало свою эффективность. Этот метод работы избавил пользователей от бумажной волокиты и значительно сэкономило рабочее время.

Технология использования машиночитаемых доверенностей постоянно совершенствуется. С 1 сентября 2023 года большинство ФОИВ перешли на работу с универсальным форматом доверенностей, что значительно упрощает работу с надзорными органами. Перечень полномочий также обновляется на постоянной основе, идентификационных номеров становится больше.

Учитывая потребность в автоматизации и широкое распространение ЭДО, функциональность использования МЧД будет только увеличиваться. Развитие преимущественно нацелено на удобство работы со стороны всех пользователей: как налогоплательщиков, так и государственных служащих контролирующих органов.

В России активно развивается биометрия. Биометрические механизмы распознавания личности уже применяются в работе с электронной подписью. В частности, позволяют выпустить КЭП без посещения удостоверяющего центра. Возможно, в будущем, биометрию будут применять и при использовании машиночитаемой доверенности.